Tips voor het organiseren
van een digitaal evenement

Stap 1: doel bepalen

Stap 2: Doelgroep bepalen

Wie wil je bereiken met je digitale event? Gaat het om een interne doelgroep, zoals eigen medewerkers, managementteams of salesteams? Of gaat het om externe deelnemers zijn? Probeer deze groepen niet samen te voegen in één event, omdat ze een andere aanpak vragen. Wanneer je dit hebt bepaald, kijk je verder naar de demografische kenmerken van je doelgroep. Dat helpt je met het verder bepalen van het programma, sprekers en artiesten.

Stap 3: Programma samenstellen

Nu je weet wie je doelgroep is en wat hun interesses, wensen en verwachtingen zijn, kun je het programma gaan samenstellen. De deelname aan een digitaal event is een stuk passiever dan een live event. Kies daarom interessante sprekers en artiesten en vergeet niet om een geschikte host te boeken. De host zorgt voor de meeste interactie met de sprekers en het publiek en is daarom extra belangrijk. En last but not least, houd het programma kort en krachtig!

Stap 4: Budget bepalen

De kosten voor een digitaal evenement worden vaak onderschat. Je verwacht dat je kosten bespaart, omdat je geen catering nodig hebt voor honderden mensen. Helaas, een digitaal event zal evenveel of misschien wel meer kosten dan een live event. Dit komt door de uitgebreide audiovisuele middelen die er nodig zijn om een digitaal evenement te organiseren. Hier gaan we uitgebreider op in, in stap 7.

Stap 5: Locatie kiezen

Kies een indrukwekkende locatie voor je event. Een goed verzorgde locatie draagt bij aan de kwaliteit van het digitale evenement.  Je hebt in ieder geval genoeg ruimte nodig voor het opbouwen van de set. Wij adviseren je een inspirerende locatie te kiezen, want dat draagt bij aan de beleving en je merkimago. Uiteraard voldoet Down Under aan deze eisen. Wij helpen je graag verder met het organiseren van een digitaal of hybride evenement. Is onze locatie toch niet wat je zoekt, dan adviseren we graag een andere locatie dat beter past bij de wensen.

Stap 6: Platform kiezen

Er zijn diverse platforms waar je digitale evenementen kunt uitzenden. Bedenk wat je precies voor functionaliteiten wil. Aan de hand daarvan kun je opties vergelijken. Misschien wil je een optie voor virtueel netwerken of wil je je eigen huisstijl integreren? Kies sowieso een platform waar je alle onderdelen van de guest journey in kunt verwerken, een all-in eventplatform. Dat maakt het overzichtelijk voor jou als organisator en voor de deelnemers.

Stap 7: Techniek

Een goede internetverbinding is noodzakelijk voor een online event. Kies voor een vaste lijn, zodat je een stabiele verbinding hebt. De techniek zal een groot gedeelte van je budget in beslag nemen, dus besteed hier veel aandacht aan. Down Under werkt met met vaste partners voor de audiovisuele middelen, maar als jullie een voorkeur voor een andere AV-leverancier hebben, dan is dat ook mogelijk.

Stap 8: Promotie

Nu je de organisatie van het daadwerkelijke event op de rit hebt, is het tijd om deelnemers uit te nodigen. De promotie van je event is natuurlijk afhankelijk van de doelgroep. De communicatie zal online verlopen. Een groot voordeel hiervan is dat je hier geautomatiseerde marketingtools voor kunt gebruiken. Bereik je doelgroep door middel van e-mailmarketing, social media en je website.

Stap 9: Engagement

We zeiden al dat de deelname voornamelijk passief zal zijn. Hoe makkelijk is het om dan vanuit je huiskamer uit te checken… Zonde! Zorg voor interactie door een goede host, polls, quizes, ‘call to action’-buttons, Q&A’s, inbelmogelijkheden en integratie van social media (vergeet niet een goede hashtag te bedenken). Ook is het goed om regelmatig tijdens het programma te vertellen welke onderwerpen er later nog aan bod komen.

Stap 10: Test!

De laatste en belangrijkste stap voor de organisatie van een digitaal evenement is om goed te testen. Door uitgebreid het programma te testen, maak je de software ‘eigen’, waardoor je tijdens het evenement precies weet hoe het programma werkt. Idealiter laat je ook alle sprekers testen. Zo ben je verzekerd van een succesvol digitaal evenement!